Новости:

Установите пароли для документов Excel, Word, Access, PowerPoint. После окончания работы с документом выберите «Файл», «Сохранить как». В появившемся окне нажмите «Сервис», «Общие параметры». В этом окне укажите пароли для открытия и изменения документа. Если установите флажок «Рекомендовать только для чтения», программа отключит панель инструментов. Пароли для открытия и редактирования файла могут не совпадать. Ограничьте доступ в интернет. Отключите интернет сотрудникам, которым он не нужен для работы, остальным дайте доступ только к конкретным сайтам. Установите штрафы за использование интернета в личных целях — среди прочего такая мера снизит риск заражения компьютеров вредоносными программами. Организуйте вход в финансовую службу по пропускам. Посторонние лица, независимо от того, в каком департаменте они работают, не должны бесконтрольно заходить в помещения, в которых работают с конфиденциальными документами. Например, если в планово-экономический отдел должны прийти работники административно-хозяйственного, поручите одному из сотрудников контролировать их. Утвердите порядок работы с сейфом и архивом. Закрепите в регламенте, какие документы сотрудник может хранить на рабочем столе в распечатанном виде, а какие должен сдавать в архив или сейф. Определите, кто отвечает за работу с сейфом и архивом и кто имеет к ним допуск. Например, каждое подразделение может пользоваться своим отдельным металлическим архивным шкафом. Контролируйте печать и копирование финансовой документации. Перейдите на авторизированную печать, где пользователь идентифицирует себя с помощью PIN-кода или личной карточки, либо настройте политику печати, чтобы сотрудники могли выводить на бумагу только те документы, к которым имеют доступ. Решить этот вопрос помогут IT-служба или специализированные организации. Регламентируйте процесс утилизации финансовой документации. Запретите сотрудникам своей службы выбрасывать бумаги и электронные носители. Установите правило: прежде чем выкинуть распечатанные документы с конфиденциальной информацией, необходимо их измельчить, а электронные носители форматировать. Исключите возможность копирования данных на flash-накопители. С помощью IT-службы установите сотрудникам программы, которые не дают копировать информацию на флешки, карты памяти и другие накопители. Перечень должностных лиц, которым по производственной необходимости нужна эта возможность, закрепите в нормативном документе. Шаг 4. Определите ответственность за распространение информации Закрепите ответственность сотрудника в нормативных документах и ознакомьте его с ними под подпись: должностной инструкцией сотрудника, трудовым договором, положением о коммерческой тайне, регламентом работы с финансовой документацией и сведениями, носящими конфиденциальный характер. Максимально точно опишите документооборот компании в части финансовых вопросов, а также порядок распространения сведений, которые содержат коммерческую тайну. Предусмотрите наказание за нарушение правил информационной безопасности: устное предупреждение; штраф в денежном выражении; лишение премии; увольнение. Шаг 5. Контролируйте смену паролей и ключей + Чтобы усилить меры безопасности, периодически меняйте электронные ключи и пароли от учетной системы, электронной почты сотрудников. Когда увольняете работника, переводите в другое подразделение или меняете его обязанности, смените все пароли, к которым он имел доступ, и проконтролируйте, чтобы он сдал все электронные носители. Проверь себя: тест на информационную безопасность Уверены, что важные финансовые документы действительно конфиденциальны, а сотрудникам можно доверять? Проверьте, насколько эффективна ваша система информационной безопасности.