Новости:

Документооборот Досадные ошибки в путевых листах, за которые штрафуют водителя и компанию За ошибки в путевом листе стоит опасаться не только налоговиков, но и сотрудников ГИБДД. На деньги могут попасть и фирма, и водители, которые управляли автомобилем. Мы собрали четыре ошибки, из-за которых чаще всего возникают споры. Надежда Сазонова, эксперт журнала «Упрощенка» Если на балансе есть транспорт - подключите программу по учету путевых листов. Например, БухСофт Путевые листы Ошибка 1. Забыли подписать документ В чем ошибаются. В путевом листе водители не ставят подписи или расписываются не работники. Риски. Инспекторы снимут расходы на ГСМ из-за того, что в путевых листах нет подписей водителей. Также путевой лист признают недействительным, если его подписал бывший директор, который не являлся работником компании. В обоих случаях в суде оспорить решение не удается (определение Верховного суда от 11.01.2019 № 304-КГ18-22657, решение Арбитражного суда Кемеровской области от 16.04.2018 по делу № А27-27097/2017). Как правильно. В путевом листе должны быть подписи водителя, контролера, медработника. Если кто-то забыл расписаться, попросите поставить подпись. Ошибка 2. Не поставили отметки о медосмотре и техконтроле В чем ошибаются. Организации оставляют пустыми графы о медосмотре и техконтроле либо делают неправильные отметки — без дат, штампов, подписей и пр. Риски. Отметки о медосмотре и техконтроле проверяют сотрудники ГИБДД и представители Ространснадзора на дорогах. Если отметок не будет, компании грозит штраф 30 тыс. руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП). Кроме того, оштрафуют водителя, а также других сотрудников, которые управляли служебной машиной, на 3 тыс. или 5 тыс. руб. Как компании и сотрудники спорили из-за отметок в путевом листе, смотрите в таблице. Как правильно. Водители должны проходить медицинский осмотр дважды в день или в начале и конце многодневной поездки. До начала рейса также нужно провести осмотр технического состояния автомобиля. Но последовательность проверок не установлена. Поэтому компания вправе сама решить, какие отметки делать сначала — о медосмотре или техконтроле (письмо Минтранса от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ). Как сформулировать отметки, сказано в документах ведомств (п. 16 Порядка, утв. приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н, п. 12 Порядка, утв. приказом Минтранса от 08.08.2018 № 296). Как должны выглядеть штампы, мы показали в образце. Если ваши отметки отличаются, инспекторы ГИБДД обратят на это внимание. Если найдут и другие ошибки в путевом листе, то точно оштрафуют. Отменить штраф не получится даже в суде (постановление Хабаровского краевого суда от 15.04.2019 по делу № 4а-259/2019). Ошибка 3. Не показали данные одометра и километраж В чем ошибаются. Не отражают показания одометра и пройденные километры. Другой вариант ошибок — компании записывают в путевом листе число километров, которое нереально проехать за день, либо указывают разный километраж по одним и тем же маршрутам. Риски. Налоговики сравнивают расстояние по одному и тому же маршруту в разных путевых листах. Например, одна компания указывала разный километраж до места погрузки в г. Самаре — 680 км, 548 км, 608 км в путевых листах за 2013—2015 годы. Из-за разночтений инспекторы посчитали, что перевозок не было. В суде отстоять поездку не удалось (определение Верховного суда от 16.08.2018 № 306-КГ18-11867). Другой пример — компания не отражала расстояние от места отправки груза до пункта назначения. Налоговики посчитали, что путевые листы не подтверждают перевозку. И судьи их поддержали (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 26.09.2018 № Ф02-3883/2018 по делу № А33-31014/2017). Как правильно. Показания одометра вносите в путевой лист, когда машина выезжает и возвращается. Проверяйте, чтобы километраж совпадал у одинаковых маршрутов и соответствовал показаниям одометра. Ошибка 4. Не расшифровали маршрут поездок В чем ошибаются. Компании не отражают маршрут поездок или пишут «поездки по городу», не раскрывая подробные адреса. Риски. Чиновники считают, что путевой лист без маршрута не доказывает служебную поездку (письмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). Поэтому есть риск, что инспекторы откажут в учете расходов на ГСМ, доначислят УСН и оштрафуют за неуплату налога (п. 1 ст. 122 НК). В судебной практике есть пример, когда компания использовала общие формулировки — «по городу», «по городу и области», в итоге налоговики посчитали поездки фиктивными и сняли расходы на бензин. Арбитры поддержали инспекторов (постановление Арбитражного суда Московского округа от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018). + Как правильно. Указывайте подробный маршрут в путевом листе, несмотря на то что он не относится к обязательным реквизитам (письмо Минтранса от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ИС). Если доставляли товар в другой город или область, укажите место выезда и прибытия. Когда перевозили товар внутри одного города, заполните улицу и номер дома, где грузили и разгружали товар. Когда подробного адреса нет, например водитель возил сотрудников на полевые работы, то пишите координаты из навигатора или название ближайшего населенного пункта. Если инспекторы снимут затраты на бензин, сможете защититься в суде (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 № Ф08-626/2016). Таблица. Как спорили из-за отметок в путевом листе Кого оштрафовали Ситуация Что решил суд Нет отметок о медосмотре Водителя Водитель перевозил товары на служебном автомобиле без путевого листа. При себе у сотрудника были только товарно-транспортные накладные. Сотрудники госавтонадзора оштрафовали водителя (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП). Работник пошел в суд. Размер штрафа: 3000 руб. Суд встал на сторону госавтонадзора. Водитель вышел в рейс без путевого листа, предрейсовый медосмотр не проходил. ТТН — это лишь сопроводительные документы для груза. Значит, штраф законный (решение Верховного суда Республики Адыгея от 06.02.2019 по делу № 7-14/2019) Оперативного директора Директор ехал на машине, зарегистрированной на фирму. Его остановили сотрудники ГИБДД, попросили предъявить путевой лист. Директор предоставил путевку без отметок о медосмотре. Сотрудники ГИБДД выписали протокол, назначили директору штраф (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП). Работник обратился в суд, чтобы оспорить штраф. Размер штрафа: 3000 руб. Судьи признали штраф ГИБДД законным. Медосмотры обязательны для всех работников, которые перевозят грузы или пассажиров. У директора был при себе путевой лист. Кроме того, вместе с директором ехал другой работник компании. Это говорит о служебном характере поездки. Директора не освобождает от штрафа тот факт, что по должностной инструкции он не отвечает за управление транспортом (постановление Верховного суда от 21.06.2019 № 56-АД19-8) Компанию Водитель такси перевозил пассажиров и багаж. Водителя остановили сотрудники Межведомственной транспортной комиссии, попросили предъявить документы. Водитель предоставил только разрешение на перевозку, путевой лист не предъявил. Контролеры составили протокол на компанию (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП). Фирма-перевозчик обратилась в суд. Размер штрафа: 30 000 руб. Арбитры не приняли аргументы компании о том, что водитель использовал авто в личных целях. Водитель предъявил проверяющим разрешение на перевозку. Значит, водитель ехал по работе. Но так как путевки не было, значит медосмотр и техконтроль водитель не проходил. Следовательно, штраф законный (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 09.07.2019 № Ф07-7955/2019 по делу № А56-128384/2018) Нет отметок о техконтроле Компанию Водитель доставлял товар покупателю. В путевом листе не было отметки о техконтроле. Сотрудники ГИБДД оштрафовали компанию (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП). Фирма обратилась в суд. Размер штрафа: 30 000 руб. Суд поддержал ГИБДД. Организация нарушила правила техконтроля перед рейсом. Следовательно, штраф законный (постановление Санкт-Петербургского городского суда от 22.01.2019 № 4а-56/2019 по делу № 12-142/2018) Нет отметок о техконтроле Директора Директор перевозил пассажиров на машине фирмы. По требованию сотрудников дорожной автоинспекции директор предоставил путевой лист без отметок о техконтроле. Проверяющие оштрафовали его (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП). Директор обратился в суд, чтобы признать штраф незаконным. Размер штрафа: 3000 руб. Судьи посчитали штраф законным. В путевом листе не было отметок о медосмотре и техконтроле. Значит, директор нарушил правила безопасности перевозок (решение Московского городского суда от 22.04.2019 по делу № 7-4412/2019) Компанию Водитель перевозил пассажиров на авто фирмы. В путевом листе не было отметки о техконтроле. Сотрудники госавтонадзора выписали штраф (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП). Водитель пояснял, что фирма сдает машину в аренду, не использует в бизнесе. Инспекторы не приняли аргументы. Фирма обратилась в суд. Размер штрафа: 30 000 руб. Суд встал на сторону госавтоинспекторов. Автомобиль принадлежал компании. Фирма не представила документы, которые подтверждают передачу машины на сторону. Штраф законный (решение Московского городского суда от 14.09.2018 по делу № 7-10449/2018) Образец. Как заполнить путевой лист